Unser ServiceVendor Selection

Am Anfang steht Klarheit: Welche fachlichen, technischen und betrieblichen Anforderungen soll ein System oder Vendor erfüllen? Gemeinsam werden Muss-, Soll- und Kann-Kriterien definiert – von Use-Case-Fit und Integrationsfähigkeit über Security-Anforderungen bis zu Service-Leveln. Daraus entsteht eine Bewertungsmethodik, die Entscheidungen nachvollziehbar macht.

Auf Basis der Anforderungen werden strukturierte Leistungsbeschreibungen (Request for Proposal) erstellt. Dazu gehören technische, organisatorische und betriebliche Fragen, Angaben zu Lizenz- und Hostingmodellen, Hersteller-Support sowie Wartung und Updates sowie das geplante Implementierungsvorgehen inklusive Ressourcen-Zusicherung von Fachpersonal. Der Ausschreibungsprozess (z. B. einstufig, mehrstufig, mit Shortlist-Phase) wird an Budget, Zeitplan und Marktlage angepasst.

Eingehende Angebote werden systematisch ausgewertet – nicht nur preislich, sondern entlang der gemeinsam definierten Kriterien. Eine klar aufgebaute Bewertungsmatrix ermöglicht faire Vergleiche und zeigt Stärken, Schwächen und Risiken verschiedener Lösungen auf. So wird sichtbar, wo echte Mehrwerte liegen und wo lediglich „Feature-Listen“ dominieren.

In moderierten Bietergesprächen, Produkt-Demos und ggf. Proof-of-Concept-Phasen – vorzugsweise bereits in dedizierten Testflächen auf der Liegenschaft werden kritische Punkte vertieft: Integrationsszenarien, Roadmap, Bedienbarkeit, Schnittstellen, Systemstabilität. Wir bereiten Fragen vor, moderieren Sessions und sorgen dafür, dass nicht nur die “Show“ überzeugt, sondern auch die technische Substanz.

Auf Basis der Bewertung entsteht eine Vergabeempfehlung, die fachlich und wirtschaftlich begründet ist. Wir unterstützen bei der Vorbereitung von Gremienentscheidungen und bei der Übersetzung von Anforderungen in vertragliche Formulierungen – etwa zu Leistungsumfang, Abnahme, Service Levels, Change Requests und Weiterentwicklung.

Auch nach der Vergabe bleiben Anforderungen und IT-Architektur im Blick. Während der Implementierung begleiten wir Integrationstests, prüfen dazugehörige Testpläne und Abnahmekriterien und spiegeln, ob die tatsächliche Umsetzung den zugesagten Leistungen entspricht – auch im Zusammenspiel mit dem gesamten Systemverbund. So wird Vendor Selection zu einem durchgängigen Qualitätsprozess – nicht nur zu einer Momentaufnahme bei der CAPEX-Betrachtung.